Wissenschaftler der Goethe-Universität haben gemeinsam mit den Experten der Bonpago GmbH eine Studie vorgelegt, die der öffentlichen Verwaltung in Deutschland Wege aufzeigt für eine Umstellung auf den elektronischen Austausch von Rechnungen. Die Studie unter Leitung von Wolfgang König, Professor für BWL, insbesondere Wirtschaftsinformatik und Informationsmanagement, entstand im Rahmen des Projektes eRechnung, das vom Bundesministerium des Innern gefördert wird.

In Deutschland werden jährlich rund 32 Mrd. Rechnungen und Kassenbelege ausgetauscht, davon rund 120-140 Mill. mit der öffentlichen Verwaltung. Der Anteil elektronischer Rechnungen liegt dabei im einstelligen Prozentbereich. Die EU Kommission hat im Juni 2013 vor dem Hintergrund der „Digitalen Agenda für Europa“ einen Richtlinienentwurf präsentiert, der öffentliche Verwaltungen der Mitgliedsstaaten dazu verpflichten soll, binnen 48 Monaten eine Infrastruktur für den Empfang elektronischer Rechnungen bereit zu stellen. So will die EU Einsparungen von bis zu 2,3 Mrd. EUR verwirklichen.

Die Herausforderung für die Autoren bestand nun darin, unter einer Vielzahl von Lösungsansätzen zum elektronischen Rechnungsaustausch den anhand von Kosten- und Nachhaltigkeitsaspekten besten Weg für die öffentliche Verwaltung auszuwählen. „Wir empfehlen für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung den Versand der Rechnung als PDF-Anhang einer E-Mail mit integriertem Datensatz, der idealerweise die Kopf- und Positionsdaten der Rechnung in einem Standardformat beschreibt“, so Wolfgang König. „Dieser Übertragungsweg ermöglicht die elektronische Weiterverarbeitung durch Einspeisung der Rechnungsdaten in die nachgelagerten Systeme und setzt außerdem eine niedrige Teilnahmeschwelle, von der insbesondere kleine und mittlere Unternehmen profitieren.“

Um die erarbeiteten Handlungsempfehlungen zu evaluieren, werden seit Anfang 2013 unter anderem beim Technischen Hilfswerk (THW) und beim Bundesverwaltungsamt Pilotstudien durchgeführt.

Download:
Steffen Bernius, Donovan Pfaff, Stefan Werres, Wolfgang König:  „Recommended Course of Action for the Implementation of Electronic Invoicing in Public Administrations – Final Report in the eRechnung Project“
Weitere Informationen: www.e-docs-standards.de.

Die Goethe-Universität ist eine forschungsstarke Hochschule in der europäischen Finanzmetropole Frankfurt. 1914 von Frankfurter Bürgern gegründet, ist sie heute eine der zehn drittmittelstärksten und größten Universitäten Deutschlands. Am 1. Januar 2008 gewann sie mit der Rückkehr zu ihren historischen Wurzeln als Stiftungsuniversität ein einzigartiges Maß an Eigenständigkeit. Parallel dazu erhält die Universität auch baulich ein neues Gesicht. Rund um das historische Poelzig-Ensemble im Frankfurter Westend entsteht ein neuer Campus, der ästhetische und funktionale Maßstäbe setzt. Die „Science City“ auf dem Riedberg vereint die naturwissenschaftlichen Fachbereiche in unmittelbarer Nachbarschaft zu zwei Max-Planck-Instituten. Mit über 55 Stiftungs- und Stiftungsgastprofessuren nimmt die Goethe-Universität laut Stifterverband eine Führungsrolle ein.

Quelle: Goetheuniversität Frankfurt am Main